Wichtiger Hinweis für den Betreiber: Diese Datenschutzerklärung ist eine auf die Funktionen des Downloadportals zugeschnittene Vorlage. Ersetze vor der Veröffentlichung alle Angaben in eckigen Klammern und entferne Abschnitte zu Funktionen oder externen Diensten, die auf deiner Installation nicht eingesetzt werden. Bei besonderen Geschäftsmodellen oder weiteren Diensten sollte die Fassung rechtlich geprüft werden.
Stand: 22.08.2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf diesem Downloadportal ist:
[NAME / FIRMA]
[STRASSE UND HAUSNUMMER]
[PLZ ORT]
[LAND]
E-Mail: [E-MAIL-ADRESSE]
Telefon: [TELEFON, FALLS ANGEGEBEN]
Sofern ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist:
[NAME / KONTAKTDATEN DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN]
2. Hosting / Bereitstellung
Sofern dieses Portal bei einem externen Hosting-Anbieter betrieben wird, verarbeitet dieser die technisch erforderlichen Verbindungsdaten, um die Webseite und die von dir angeforderten Inhalte auszuliefern. Trage den tatsächlich eingesetzten Anbieter hier ein; bei Betrieb ausschließlich auf eigener Infrastruktur kann dieser Abschnitt entfernt werden.
Hosting-Anbieter: [HOSTING-ANBIETER ODER „EIGENE INFRASTRUKTUR“]
Sitz des Anbieters: [LAND]
Weitere Datenschutzhinweise: [LINK / ANGABE]
4. Benutzerkonto und Anmeldung
Wenn du ein Benutzerkonto anlegst oder dich anmeldest, werden die hierfür erforderlichen Kontodaten verarbeitet. Dazu können insbesondere Benutzername, E-Mail-Adresse, ein sicher gespeicherter Passwortwert sowie technische Zuordnungen zum Benutzerkonto gehören. Soweit die Anmeldung über eine verbundene WoltLab Suite erfolgt, können die zur Anmeldung und Rechtezuordnung notwendigen Benutzer- und Gruppeninformationen zwischen der WoltLab Suite und dem Downloadportal übertragen werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Benutzerkontos und der von dir gewünschten Portal-Funktionen. Als Rechtsgrundlage kommt insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Betracht; soweit einzelne Funktionen auf einer Einwilligung beruhen, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
4. Profile, Uploads und öffentliche Beiträge
Registrierte Benutzer können – sofern vom Betreiber freigeschaltet – Profilangaben, Profilmedien, Downloads, Dateien, Bilder, Videos, Kommentare, Bewertungen oder andere Inhalte einstellen. Die von dir eingegebenen beziehungsweise hochgeladenen Inhalte und die damit verbundene Benutzerzuordnung werden verarbeitet, um diese Funktionen bereitzustellen. Inhalte, die ausdrücklich für die öffentliche Darstellung vorgesehen sind, können für andere Besucher sichtbar sein.
Veröffentliche in frei sichtbaren Bereichen keine personenbezogenen Daten Dritter, wenn du dazu nicht berechtigt bist.
5. Downloads und nutzerbezogene Funktionen
Beim Abruf von Downloads können – abhängig von den für deine Benutzergruppe eingerichteten Funktionen – die für Zugriff, Berechtigungsprüfung und gegebenenfalls Kontingentberechnung erforderlichen Informationen verarbeitet werden. Diese Verarbeitung dient ausschließlich dazu, den angeforderten Download und die dazugehörigen Kontofunktionen bereitzustellen.
6. Cookies und technisch erforderliche Speicherung
Das Portal kann technisch erforderliche Cookies verwenden, insbesondere um Anmeldungen, Sitzungen und von dir ausdrücklich gewählte Einstellungen bereitzustellen. Soweit eine Speicherung oder ein Zugriff auf Informationen in deinem Endgerät unbedingt erforderlich ist, um einen von dir ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen, kann dies ohne gesonderte Einwilligung zulässig sein. Nicht notwendige Speicherungen dürfen nur eingesetzt werden, wenn die dafür erforderliche Einwilligung eingeholt wurde.
7. E-Mail-Versand / SMTP
Wenn das Portal E-Mails versendet, zum Beispiel für Kontofunktionen, Benachrichtigungen oder angeforderte Mitteilungen, werden Empfängeradresse, Absenderangaben und der jeweilige Nachrichteninhalt verarbeitet. Sofern hierfür ein externer SMTP- oder E-Mail-Dienstleister eingesetzt wird, erhält dieser die für den Versand erforderlichen Daten.
Eingesetzter E-Mail-Dienstleister: [ANBIETER EINTRAGEN ODER „EIGENER MAILSERVER“]
Sitz des Anbieters: [LAND]
Weitere Datenschutzhinweise: [LINK / ANGABE]
8. Externe Video- und Medienanbieter
Einträge können externe Videos oder Medien von Drittanbietern enthalten. Das Portal unterstützt insbesondere Verlinkungen beziehungsweise Einbettungen von YouTube, Vimeo, Twitch, TikTok, Instagram, Facebook, Snapchat und Discord. Eine eingebettete Wiedergabe wird erst nach einer aktiven Handlung des Benutzers geladen. Vor diesem Laden stellt die Portalansicht selbst keine Player-Verbindung zu dem jeweiligen Anbieter her.
Beim Laden eines externen Players oder beim Aufruf der Anbieter-Webseite kann der jeweilige Anbieter insbesondere die IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Angaben zur aufgerufenen Ressource erhalten. Abhängig vom Anbieter und davon, ob du dort angemeldet bist, können weitere Daten dem dortigen Benutzerkonto zugeordnet werden. Bei Anbietern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann eine Verarbeitung in Drittländern stattfinden. Maßgeblich sind die Datenschutzbestimmungen des jeweils ausgewählten Anbieters.
Die Nutzung eines externen Players ist freiwillig. Falls du keine Verbindung zum Drittanbieter herstellen möchtest, starte den Player nicht und öffne auch nicht den externen Quellenlink.
9. Externe Links und Dereferer
Externe Links werden vom Portal über einen vorgeschalteten Dereferer geleitet. Dieser verhindert beim anschließenden Wechsel auf die externe Seite die Übermittlung der ursprünglichen Portalseite als HTTP-Referrer. Erst wenn du den externen Link tatsächlich aufrufst, stellt dein Browser eine Verbindung zum Zielanbieter her. Der Zielanbieter erhält dabei technisch bedingt unter anderem deine IP-Adresse und Browserinformationen.
10. PDF-Vorschau
PDF-Dateien können direkt im Portal angezeigt werden. Der hierfür integrierte PDF.js-Viewer wird lokal vom eigenen Portalserver ausgeliefert. Durch die reine Nutzung dieser lokalen PDF-Vorschau wird keine Verbindung zu Mozilla oder einem externen PDF-Dienst aufgebaut. Öffnest du stattdessen einen extern verlinkten Inhalt, gelten die Hinweise zu externen Links.
11. Empfänger und Übermittlung in Drittländer
Personenbezogene Daten werden an externe Empfänger nur übermittelt, soweit dies für eine von dir genutzte Funktion erforderlich ist, du einen externen Inhalt aktiv aufrufst oder eine andere Rechtsgrundlage besteht. In Betracht kommen insbesondere der eingesetzte E-Mail-Dienstleister und – nach deinem aktiven Aufruf – die oben genannten externen Medienanbieter.
Bei Übermittlungen in Staaten außerhalb der EU/des EWR prüft der Betreiber, ob ein Angemessenheitsbeschluss, geeignete Garantien oder eine andere zulässige Grundlage nach Kapitel V DSGVO vorliegt. Konkrete Angaben zu tatsächlich eingesetzten Anbietern und Übermittlungsgrundlagen sind vom Betreiber in dieser Erklärung zu ergänzen.
12. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck, die Bereitstellung des Benutzerkontos oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Von dir veröffentlichte Inhalte können bis zu ihrer Löschung, Sperrung oder Entfernung durch dich beziehungsweise die Administration gespeichert bleiben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
13. Deine Rechte
Nach Maßgabe der DSGVO hast du insbesondere das Recht auf Auskunft über die zu deiner Person verarbeiteten Daten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung beziehungsweise Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich an die oben genannten Kontaktdaten wenden.
14. Beschwerderecht
Du hast das Recht, dich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde des Betreibers: [DATENSCHUTZAUFSICHT UND KONTAKTDATEN EINTRAGEN].
15. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Für rein öffentlich abrufbare Inhalte besteht grundsätzlich keine Pflicht, freiwillige Profildaten bereitzustellen. Für Registrierung, Anmeldung, Uploads oder andere kontobezogene Funktionen müssen jedoch die jeweils technisch und organisatorisch erforderlichen Angaben bereitgestellt werden; andernfalls kann die betreffende Funktion nicht genutzt werden.
16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Der Betreiber kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Funktionen, eingesetzte externe Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.